Bowlingvereniging Tholen

 

AVG Privacy wet

De vereniging werkt volgens onderstaande doelbinding:

Lidmaatschap Persoonsgegevens NAWTE + geboorte datum Overeenkomst Lidmaatschapsovereenkomst (papier of formulier op de website); 
Verwerkingen Ledenadministratie, contributieheffing, informatieverstrekking en uitnodigingen voor bijeenkomsten; 
Verwerking door wie Afdeling ledenadministratie en afdeling communicatie; 
Bewaartermijn Uitgangspunt: twee jaren na beëindiging van het lidmaatschap, behoudens de fiscale bewaarplicht van zeven jaar (voor zover relevant). 
De vereniging verklaart verder: Wij als vereniging hebben onze privacy policy zichtbaar gemaakt op de website van de vereniging. 
Wij als vereniging verwijzen in al onze documenten (lidmaatschap overeenkomst, aanmeldingsformulier, etc.) waarin persoonsgegevens staan naar 
onze privacy policy op de website van de vereniging.

Wij als vereniging verklaren dat wij nooit persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben 
afgesloten als dit noodzakelijk is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor we ze hebben gekregen. Wij als vereniging hebben de persoonsgegevens 
alleen opgeslagen op computers/servers met beveiligingssoftware waarbij zowel de beveiligingssoftware als het besturingssysteem ingesteld zijn om 
automatisch updates op te halen en te installeren. Backups worden door verantwoordelijke(n) gemaakt en op USB-sticks met encryptie opgeslagen. 
Deze sticks worden bij de periodieke bestuursvergaderingen uitgewisseld opdat deze op andere lokatie dan de oorspronkelijke gegevens bewaard worden. 
De frequentie is 1x per 6 weken. Wij als vereniging hebben de opgeslagen persoonsgegevens beveiligd met een back-up.

Wij als vereniging verklaren dat wij nooit persoonsgegevens overdragen aan of opslaan bij partijen die gevestigd zijn buiten de EU. 
Aangezien de persoonsgegevens seizoen gebonden zijn worden deze aan het einde van een seizoen definitief verwijderd. 
Wij als vereniging verklaren dat wij alle persoonsgegevens vernietigen als de overeenkomst op grond waarvan ze verkregen zijn verlopen is of de 
toestemming is ingetrokken. Passende beveiligingsmaatregelen zijn als volgt ingevuld: Software is beveiligd met gebruikersnaam en wachtwoord.

Computers zijn beveiligd met gebruikersnaam en wachtwoord. Telefoons zijn beveiligd met een code of vingerherkenning
Alleen versleutelde gegevensdragers worden toegepast. 
Al onze (besloten) websites zijn ingesteld op gebruik van beveiligde verbinding (=groene slotje =HTTPS). 
Wij hebben een autorisatie procedure voor het uitgeven van toegang tot onze gegevens. 
Wij hebben medewerkers opgeleid en een geheimhoudingsverklaring laten tekenen. 
Wij als vereniging hebben de persoonsgegevens altijd opgeslagen achter de beveiliging van minimaal een gebruikersnaam en een wachtwoord. 
De benodigde gegevens kunnen tijdens sportactiviteiten onmiddellijk voor handen zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan calamiteiten waarbij ledenlijsten onmisbaar zijn. 
Wij als vereniging hebben niet alle papieren documenten waarop de persoonsgegevens staan, opgeslagen achter slot en grendel. 
Wij als verenigingen maken geen gebruik van digitale direct markering. 

Wij als vereniging verklaren dat wij alleen persoonsgegevens van minderjarigen verwerken als daarvoor 
schriftelijke toestemming is gegeven door één van de ouders, verzorger(s) of een wettelijke vertegenwoordiger.

opm: Op dit moment wordt de nieuwe AVG verklaring opgemaakt en z.s.m. voorgelegd ter goedkeuring aan de wettelijke instantie die hier verantwoordelijk
         voor is. Bovenstaande tekst is ontleend aan BV Zevenbergen, welke per ingang van 1 september 2019 voor het grootste deel is over gegaan naar
         BV Tholen en per 1 september 2019 is opgeheven.